Der E-Mail- Abgleich ermöglicht Ihnen den Import der E-Mail- Nachrichten, die Sie mit MS Outlook gesendet bzw. empfangen haben.
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Hinweis: |
Voraussetzung für die Nutzung dieser Funktion ist, dass MS Outlook auf Ihrem Arbeitsplatz installiert und korrekt eingerichtet ist. Sollten Sie Schwierigkeiten bei der Installation oder Konfiguration haben, wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator. |
Die Einstellung des E-Mail-Imports nehmen Sie in den Persönliche Einstellungen vor. Dort können Sie Outlook als Standardmailclient hinterlegen und festlegen, ob nur die E-Mail-Adresse des CC oder auch die des BCC bei der E-Mail Zuordnung zu den Kontakten in SALIA® berücksichtigt wird. Außerdem können importierte E-Mails als sicher markiert werden. Die E-Mails sind dann nur für den aktuellen Vermittler bzw. Nutzern mit entsprechenden Rechten sichtbar.
Der E-Mail-Abgleich erfolgt über die in SALIA® hinterlegten E-Mail-Adressen. Existiert der Kontakt in SALIA® nicht oder ist bei ihm nicht die E-Mail-Adresse hinterlegt, über welche mit ihm im Outlook kommuniziert wird, so können die E-Mails nicht zugeordnet werden.
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Hinweis: |
Ist eine E-Mailadresse wie: *muster.de in SALIA® hinterlegt, so werden bei diesem Kontakt alle E-Mails aus Outlook eingespielt, die diese Endung aufweisen. |
Mit dem Öffnen des Detailfensters der Funktion werden zunächst alle E-Mails, die sich im Posteingang oder dem Ordner "Gesendete Objekte" befinden in die Vorschautabelle geladen.
Über die Schaltfläche "E-Mails übernehmen" wird der eigentliche Datenimport gestartet. Bei diesem Vorgang werden alle die Nachrichten der im SALIA® - System verwalteten Kontakte übernommen, die anhand ihrer E-Mail- Adresse als gültig erkannt, und noch nicht importiert wurden.
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ACHTUNG! |
E-Mails, die ein Sicherheitszertifikat anhängig haben oder eine elektronische Signatur beinhalten, können aus SALIA® heraus nicht wiedergegeben werden. |
Nicht zugeordnete Kontakte können über die Ansicht: „nicht zugeordnet“ aufgelistet werden. Bereits zugeordnete E-Mails stehen nach dem erneuten Aufruf des Abgleichs in der Liste „bereits übernommen“.
Die E-Mails werden automatisch dem als zugehörig erkannten
Kontakt zugeordnet und in seine Dokumentenablage
aufgenommen. Dort finden Sie die Nachrichten im Strukturzweig E-Mails
(Unterverzeichnisse "gesendet" und "empfangen") wieder, wo sie auch über die
Schaltfläche 
gelesen werden können. Die E-Mail wird
über die Schaltfläche 
mit Outlook geöffnet, so können auch
Anhänge an einer E-Mail eingesehen werden. Dateien, die an eine E-Mail angehängt
sind, werden nicht automatisch als Dokument beim Kontakt hinterlegt. Ist das
gewünscht, so muss die Datei zwischengespeichert werden und von ihrem
Speicherplatz aus dem Kontakt als Dokument zugeordnet werden.