Import von Daten aus MS Excel-Tabellen

Aufruf des MS Excel- Imports

Sie haben die Möglichkeiten:

- Adressdaten einzulesen (Adressen),

- die Liste der BLZ zu aktualisieren (Bankleitzahlen),

- ein Vertragsupdate vorzunehmen (Vertragsupdate).

Spezielle Schaltflächen des Fensters MS Excel Import

Auswahl des Imports
Bezeichnung	Bedeutung
Adressen und Vertragsupdate
	Löscht die Spaltenzuordnung eines MS Excel- Arbeitsblattes zu den Spalteninformationen des *SALIA^®* - Systems.
	Speichert die Spaltenzuordnung eines MS Excel- Arbeitsblattes zu den Spalteninformationen des *SALIA^®* - Systems.
	Wechselt auf die Karteikarte "Preview" und zeigt die Datensätze der MS Excel- Tabelle (maximal 50 Zeilen) in der Vorschautabelle an.
	Setzt das Prüfkriterium in den Ausgangszustand zurück.
	Löscht das Prüfkriterium aus dem Eingabefeld.
	Auswahl der Zeichen für die Prüfkriterien: Beliebiger Buchstabe Beliebiger Großbuchstabe Beliebiger kleiner Buchstabe Beliebige Ziffer Beliebiges Datum
	Speichert das eingetragene Prüfkriterium.
	Löscht im Eingabefeld für das Prüfkriterium das letzte Zeichen vor dem Cursor.
	Start der Datenübernahme von MS Excel nach *SALIA^® .*
	Wertezuordnung speichern.
	Wertezuordnung auf die Vorschau übertragen.

Erläuterungen zur Funktion

Mit dieser Funktion bietet Ihnen das Makler- und Agentursystem SALIA^® die Möglichkeit, relevante Daten aus MS Excel- Dateien zu importieren.

Um den Importvorgang vorzubereiten, wählen Sie zunächst die Art der zu importierenden Daten in der zugehörigen Werteliste aus. Das Fenster passt sich an die Besonderheiten der gewählten Importart an.

Im Anschluss daran wählen Sie über die Schaltfläche "Datei öffnen" eine zugehörige Excel- Datei aus. Mit diesem Vorgang wird die MS Excel- Datei geladen. Je nach Importart wird nun die Vorschau der Importdaten angezeigt, oder es muss zuvor eine Spaltenzuordnung für die Verknüpfung zwischen Spalten der MS Excel- Tabelle und den zugehörigen Spalten im SALIA^® - System erfolgen.

Spaltenzuordnung vornehmen/ bearbeiten

Nach dem Laden der MS Excel- Datei zeigt SALIA^® im linken Feld alle in der MS Excel-Tabelle gefundenen Spaltenüberschriften an. Das rechte Feld enthält die in SALIA^® verfügbaren Felder.
Jetzt muss die Zuordnung der Spalten des MS Excel- Arbeitsblattes zu den zugehörigen Spalten der SALIA^® - Datenbank hergestellt werden. Zu diesem Zweck ziehen Sie einfach die Spaltenbezeichnung der Excel- Datei per "drag-and-drop" auf die zugehörige SALIA^® - Spalte. Lassen Sie die Maustaste erst wieder los, wenn sich der gewünschte Spaltenname rot eingefärbt hat. Nun erscheint neben der Zielspalte ein zusätzlicher Eintrag mit dem Namen der Quellspalte, eingefügt in spitze Klammern (<Anrede>).
Die Zuordnung dieser Spalte ist nun erfolgt.
Auf diese Weise können auch Inhalte mehrerer Spalten der MS Excel- Datei zu einer SALIA^® - Datenbankspalte zusammengefügt werden. Die gewünschte Reihenfolge der zusammenzufassenden Daten erreichen Sie, indem Sie den neuen Spaltenbezeichner zunächst loslassen und im Anschluss an die gewünschte Position ziehen.

Eine Korrektur der Verknüpfungen innerhalb des Feldes "Spaltenzuordnung SALIA^® " ist jederzeit möglich. Das geschieht, indem Sie einen bereits zugeordneten Quellspaltenbezeichner auswählen und diesen mit gedrückter Maustaste ziehen, bis sich der gewünschte Zielspaltenname rot einfärbt.

Soll eine Verknüpfung wieder gelöst werden, ziehen Sie den MS Excel- Spaltenbezeichner einfach wieder zurück.

Spaltenzuordnung speichern

Zum Speichern Ihrer Spaltenzuordnung steht Ihnen eine entsprechende Schaltfläche zur Verfügung. Da die Zuordnung nur Arbeitsmappenweise erfolgt, weist Sie vor jeder weiteren Aktion ein Meldungsfenster daraufhin, dass die Zuordnung noch nicht gespeichert wurde und fragt Sie, ob SALIA^® das Speichern jetzt für Sie vornehmen soll. Drücken Sie an dieser Stelle die Schaltfläche "nein", gehen die Zuordnungsinforationen verloren.
Selbstverständlich können sowohl bereits gespeicherte Informationen durch erneutes Speichern überschrieben, oder bereits gespeicherte Spaltenzuordnungen wieder gelöscht werden.

Besonderheiten von Arbeitsmappen

Enthält eine MS Excel- Quelldatei mehrere Arbeitsblätter, können diese nacheinander in SALIA^® übernommen werden. Dabei muss die Spaltenzuordnung für jedes Arbeitsblatt einzeln vorgenommen werden. Eine Verknüpfung von Daten mehrerer Arbeitsblätter ist aus Gründen der Datensicherheit nicht vorgesehen.
Für den Wechsel zwischen den Arbeitsblättern stehen entsprechende Schaltflächen zur Verfügung ( ).

Plausibilitätsprüfung

Mit der Plausibilitätsprüfung stellt Ihnen SALIA^® ein mächtiges Werkzeug zur Verfügung, mit deren Hilfe die Datenstruktur der Spalteninhalte logisch auf ein bestimmtes Muster geprüft werden können.

Dieses Feature steht Ihnen jedoch nur bei einer Mindestauflösung von 1024 x 768 Bildpunkten und Vollbildansicht zur Verfügung.

Für die Plausibilitätsprüfung wählen Sie in der zugehörigen Werteliste zunächst einmal die Spalte aus, für die Sie das Prüfkriterium definieren möchten.

Im nächsten Schritt wird dieses Muster unter Verwendung von konkreten Zeichen, wie Buchstaben oder Ziffern, Platzhaltern für einzelne Zeichen oder Zeichengruppen und bestimmten Steuerzeichen erzeugt bzw. in das Eingabefeld eingetragen. Alle dafür verwendbaren Steuerzeichen sind in folgenden Tabellen aufgeführt und erläutert.
Um Ihnen die Eingabe der Prüfkriterien so weit wie möglich zu erleichtern, bietet Ihnen SALIA^® eine Eingabeunterstützung über die Auswahlknöpfe "beginnen mit..." bis "entsprechen genau..." und den Schaltflächen zur Auswahl häufig benötigter Platzhalter zur Verfügung.

Hinweis:

Kommen die Steuerzeichen "Caret" (Beginn) und "Dollar" (Ende) zum Einsatz, müssen sie immer vor bzw. nach dem Prüfmuster stehen. Beim Einsatz der Kombination dieser beiden Zeichen wird immer genau das Muster geprüft, das zwischen diesen beiden Zeichen steht.

Im Anschluss speichern Sie Ihr Muster für die aktuelle Spalte, bevor Sie zur weiteren Bearbeitung übergehen.

Platzhalter, Steuerzeichen und ihre Bedeutung

Zeichen	Bedeutung	Beispiel
Platzhalter:
Punkt ( .)	Platzhalter für irgendein Zeichen.	. die Zeichenkette muss mindestens 1 Zeichen enthalten. . . . . . die Zeichenkette muss mindestens 5 Zeichen enthalten.
Zeichengruppe ( [ ])	Platzhalter für irgendeines der in der Klammer eingeschlossenen Zeichen.	[AEIOU] A, E, I, O, oder U. [A-Za-z] Platzhalter für irgend einen Groß- oder Kleinbuchstaben. [A-Z] Platzhalter für irgend einen Grossbuchstaben. [a-z] Platzhalter für irgend einen Kleinbuchstaben. [0-9] Platzhalter für irgend eine Ziffer
Komplementäre Zeichengruppe ( [^])	Platzhalter für irgendein Zeichen, das nicht in der Klammer enthalten ist.	[^0-9] Platzhalter für irgendein Zeichen, mit Ausnahme von Ziffern. [^A-Z] Platzhalter für irgendein Zeichen, mit Ausnahme von Großbuchstaben.
Steuerzeichen:
Caret ( ^)	Definiert den Anfang des Prüfkriteriums.	^C "C" als erster Buchstabe des Prüfkriteriums.
Dollarzeichen ($)	Definiert das Ende des Prüfkriteriums.	s$ "s" als letzter Buchstabe des Prüfkriteriums.
Caret und Dollarzeichen kombiniert (^$)	Das Prüfkriterium muss genau dem in diese Zeichen eingeschlossenen Muster entsprechen.	^SQL- AG$ Das Prüfkriterium entspricht genau der Zeichenkette "SQL- AG"
Stern (*)	Das vor dem Stern stehende Zeichen muss nicht, kann aber auch mehrfach hintereinander auftreten.	*A kein oder mehrere "A" ( kein A, A, AA, AAA**, u.s.w.).
Plus ( +)	Das vor dem Plus stehende Zeichen muss mindestens einmal, kann aber auch mehrfach hintereinander auftreten.	A+ ein oder mehrere "A" (A, AA, AAA, u.s.w.).
Fragezeichen ( ?)	Das vor dem Fragezeichen stehende Zeichen muss nicht, darf aber auch nur maximal einmal auftreten.	A? kein Zeichen ("") oder A.
Backslash ( \)	"Entwertet" die Bedeutung eines Steuerzeichens. Das Zeichen wird als Bestandteil der Zeichenkette für das Prüfkriterium erkannt.	\$ Das Zeichen "$". \.Das Zeichen Punkt (.) \\Ein Backslash (\).

Anwendungsbeispiele

Beispiel	Bedeutung
_M	Irgend eine Zeichenkette, die " _M" enthält, z.B.: DOKR _MA01052006_123456, EG _M2_657.
*	Irgend eine Zeichenkette, die keine oder mehrere Null(en) enthält, z.B.: A6, , 0, 00, EG_M2_657, A 06227717, 2266091334900. Es ist nicht sinnvoll, * allein zu nutzen, da dies gleichbedeutend mit irgendeiner Zeichenkette ist. Deshalb findet der Sternoperator erst in den nächsten Beispielen Bedeutung.
*A0[0-9]**	Eine Zeichenkette, die ein A, gefolgt von keiner oder mehrerer Null(en) und einer Ziffer, enthält, z.B.: A6, A06, A006, A006227717, u.s.w..
A0+[0-9]	Eine Zeichenkette, die ein A, gefolgt von einer oder mehrerer Null(en) und einer Ziffer, enthält. z.B. A06 oder A006, A006227717, u.s.w..
*A006**	Eine Zeichenkette die das Muster A06, A006, A0006 (eine Null plus keine oder mehrere Null(en)) enthält.
^DOKR	Irgendeine Zeichenkette, die mit DOKR beginnt.
A0?6	Eine Zeichenkette die das Muster A6 oder A06 (eine oder keine Null) enthält.
^[ABC]	Irgendeine Zeichenkette,
[^ABC]	Irgendeine Zeichenkette, die alle Zeichen außer den Großbuchstaben A, B, oder C enthalten darf.
^[^abc]	Irgendeine Zeichenkette, die mit allen Zeichen außer den Kleinbuchstaben a, b, oder c beginnen darf.
^[^a-z]$	Irgend ein einzelnes Zeichen, außer Kleinbuchstaben ( ^ und $ bestimmen Beginn und Ende der Zeichenkette, das heißt, sie muss genau diesem Muster entsprechen.).
[A-Z]+	Irgendeine Zeichenkette bestehend aus ein oder mehreren Großbuchstaben.
^[A-Z]+$	Irgendeine Zeichenkette beginnend mit ein oder mehreren Großbuchstaben.
^[0-9][0-9][0-9][0-9][0-9]$	Irgendeine Zeichenkette bestehend aus genau fünf Ziffern, z.B. eine Postleitzahl.
^([0-9][0-9][0-9])$	Irgendeine Zeichenkette bestehend aus genau drei Ziffern, die in Klammern eingeschlossen sind.
[0-1]?[1-9]\.[0-1]?[1-2]\.[1-9][0-9][0-9][0-9]	Irgendeine Zeichenkette, die ein Datum im Format TT.MM.JJJJ enthält. ( \ "entwertet" die besondere Funktion des Steuerzeichens "Punkt". ? heißt, dass führende Nullen weggelassen werden können).

Datenvorschau

Über die Schaltfläche "Vorschau Arbeitsblatt" wechseln Sie auf die Karteikarte "Preview". Dort werden vor dem Datenimport alle beim Importvorgang berücksichtigten bzw. je nach Datenmenge die ersten 50 Datensätze angezeigt.

Sind Prüfkriterien definiert, werden auch in die Vorschau nur die Datensätze übernommen, die den Vergleichsmustern für die zugehörigen Spalten entsprechen.

Mit der Schaltfläche "Übernehmen" kann die Datenübernahme gestartet werden und SALIA^® importiert alle als nach der Prüfung für korrekt befundenen Datensätze.