Suche nach Kontakten

Aufruf der Kontaktsuche

Neben dem Aufruf der Suchfunktion über das Menü steht ihnen im ExpressMenü eine entsprechende Schaltfläche zur Verfügung:
Diese Schaltfläche erreichen Sie über die Gruppe Kontakte.

Der Wechsel in die Suchfunktion kann auch über das Kontextmenü im Kontaktdatenbereich oder über die Funktionstaste " F3" erfolgen.

Suche nach Kontakten

Erläuterungen zur Personensuche

Die Suchfunktion gibt ihnen die Möglichkeit verschiedene Suchbegriffe miteinander zu kombinieren. Durch die Aktivierung der Kontrollfelder Adresse und / oder Verträge und Schäden werden die Felder für die zugehörigen Kriterien aktiviert.

Jedes aktivierte Suchkriterium schränkt die Ergebnismenge weiter ein. Bleibt zu einem aktivierten Suchkriterium das Textfeld leer, werden alle die Datensätze bei der Suche berücksichtigt, die zu diesem Kriterium einen Wert haben.

Alle für die Suche ausgewählten Felder, unabhängig davon, ob in die zugehörigen Eingabefelder für Suchkriterien ein Wert eingetragen wurde, werden in die Ergebnisliste übernommen.

Die einzelnen Suchkriterien können über die entsprechenden Kontrollfelder wieder deaktiviert werden. Deaktivierte Kriterien werden bei der Suche nicht berücksichtigt.

Ausschließende Suche

Die ausschließende Suche ist eine Besonderheit des Feldes "Name". Tragen Sie dort neben Ihren Suchbegriff die Zeichenkette, beginnend mit einem Minus ein, die im Suchergebnis nicht enthalten sein soll, werden alle Personen, deren Name mit der zweiten Zeichenkette beginnt, aus der Ergebnismenge ausgeschlossen.

z.B.: Sie möchten nach Personen suchen, deren Name mit dem Buchstaben "K", jedoch nicht mit der Zeichenkette "Ka" beginnt.
In diesem Fall tragen Sie "K -Ka" in das Feld Name ein.

Oder sie möchten nach Personen suchen, deren Name mit dem Buchstaben "M" beginnt, die jedoch nicht "Müller" heißen.
Dann tragen Sie "M -Müller" in das Feld Name ein.

Möchten Sie alle Personen suchen, deren Name nicht mit "M" beginnt, nutzen Sie den Platzhalter "%" und kombinieren diesen einfach mit "-M": "% -M"

Mehrfachauswahl

Sowohl bei der Suche nach Kontakten als auch bei der Potentialsuche steht Ihnen im Suchergebnis die Spalte "Auswahl" zur Verfügung. Durch Aktivieren des Kontrollfeldes in dieser Spalte erfolgt die Markierung von Datensätzen. So erhalten Sie die Möglichkeit, Funktionen auszuführen, die mehrere Datensätze betreffen. Zu diesen Funktionen gehört das Löschen von Datensätzen, das Erzeugen von Serienbriefen und Serienmails und der Datenexport in eine MS Excel- Datei.
Um diese Funktionen ausführen zu können müssen zunächst die gewünschten Datensätze aus der Ergebnismenge ausgewählt und markiert werden.
Soll eine Funktion für alle Datensätze ausgeführt werden, die sich in der Ergebnismenge befinden, wählen Sie im Kontextmenü einfach den Menüpunkt "Alle auswählen". Über den Eintrag "Auswahl aufheben" werden alle bereits ausgewählten Datensätze wieder deaktiviert.

Löschen von Kontakten und Verträgen

Der Menüpunkt "Löschen", den Ihnen das Kontextmenü zur Verfügung stellt, gibt Ihnen die Möglichkeit, mehrere ausgewählte Verträge oder Kontakte mit den zugehörigen Verträgen gleichzeitig aus SALIA^® zu entfernen.

Enthält die Ergebnismenge Verträge, wird der Kontextmenü - Eintrag "Löschen - Verträge" aktiviert. Wählen Sie diesen Menüpunkt, um alle markierten Verträge zu löschen.
Über den Eintrag "Löschen - Kontakte + Verträge" werden alle ausgewählten Kontakte einschließlich der zu ihnen gehörenden Verträge, eingereichten Geschäfte und Schadensfälle aus dem System entfernt.

Kontakte für die Auswahlliste speichern

Ausgewählte Personen mit gleichen Eigenschaften können zu einer Auswahlliste zusammengefasst werden. Wählen Sie dazu die gewünschten Personen in der Ergebnismenge aus und sichern Sie diese über den Eintrag "als Auswahlliste speichern". Im Anschluss daran öffnet SALIA^® das auf dem nächsten Bild gezeigte Fenster. Tragen Sie dort einen eindeutigen, sprechenden Namen ein, damit Sie die Liste für die weitere Bearbeitung schnell wiederfinden.

Im Anschluss daran bietet Ihnen das System die neue Auswahlliste zur Bearbeitung an.

Serienbrief

Über den Kontextmenü - Eintrag „Serienbrief aus Vorlage“ wird entweder das Fenster des Kontaktdrucks oder des Vertragsdrucks (Vertragssuche) aufgerufen. Hier können Sie sich Ihre Vorlage für den gewünschten Serienbrief auswählen und erstellen.

Wenn „in Dokumentenablage ablegen“ aktiviert ist, wird das Dokument in der Dokumentenablage der ausgewählten Kontakte abgelegt.

Sie können über diese Funktion auch einen Brief an nur einen Kontakt erstellen.

Serienmail

Über den Kontextmenü - Eintrag "Serien - Mail/Erstellen" kann durch das Programm SALIA^® automatisch eine E-Mail an alle ausgewählten Personen erzeugt werden, für die im System eine E-Mail- Adresse bekannt ist.

Möchten Sie eine E-Mail an Ihre Kunden versenden, die Sie außerhalb von SALIA^® erstellt haben, haben Sie die Möglichkeit, eine Empfängerliste zu erzeugen. Dafür steht Ihnen der Kontextmenü - Einträge "Serien - Mail/ Empfänger in Zwischenablage kopieren" zur Verfügung. Die so erzeugte Empfängerliste kann im Anschluss in die Adresszeile Ihres E-Mail- Programms eingefügt werden.

Datenexport

SALIA^® bietet Ihnen über den Kontextmenü - Eintrag "Export" mehrere Möglichkeiten, Daten des Suchergebnisses in ein fremdes Dokument zu übertragen.

Der Menüpunkt "CSV" erzeugt eine Textdatei im CSV- Format, das wiederum durch andere Programme wieder importiert werden kann. Für den Import dieser Dateien sind im Zielsystem folgende Einstellungen vorzunehmen:

•      Kopfzeile:
Trennzeichen der Kopfzeile Komma ( , )
Endkennung der Kopfzeile Return

•      Datenzeilen:
Trennzeichen der Datenzeile Komma ( , )
Endkennung der Datenzeile Return

Über den Eintrag "MS Excel" können ausgewählte Datensätze in eine Excel- Datei exportiert werden.

Der Kontextmenü - Eintrag "Export/Zwischenablage" gibt Ihnen die Möglichkeit, alle markierten Datensätze in die Zwischenablage zu übernehmen und in ein beliebiges Dokument zu kopieren. Bei diesen Aktionen werden immer Spaltenüberschriften und alle Spalteninhalte der markierten Daten übernommen. In diesem Fall ist das Trennzeichen zwischen den Spalten ein Tabulator.

Der Kontextmenü - Eintrag "Export/Invers" biete Ihnen die Möglichkeit eine Invers-spezifische CVS-Datei zu erstellen.

Darüber hinaus steht Ihnen der Kontextmenü - Eintrag "Kopieren" zur Verfügung. Damit kann der Inhalt einer beliebigen Datenzelle in die Zwischenablage kopiert und in ein fremdes Dokument übertragen werden.

Filter

Für die Ergebnismenge haben Sie auch die Möglichkeit, die angezeigten Datensätze nach verschiedenen Kriterien zu filtern.
Für die Anzeige aller Personen, die der Kundenbetreuer, der für den aktiven Kunden zuständig ist, auch betreut, steht Ihnen der Kontextmenü - Eintrag "Filter->Vermittler" zur Verfügung.
SALIA^® bietet Ihnen eine schnelle Möglichkeit den Kundenbetreuer zu filtern, indem Sie unter dem Eingabebereich für das Suchkriterium "Betreuer->Vermittler" aus der Liste den Kundenbetreuer direkt durch einen Mausklick auf den Namen auswählen.
Schließen die Suchkriterien auch Vertragsdaten ein, kann über den Kontextmenü -Eintrag "Filter->Vertragsstatus" erreicht werden, dass nur die Verträge angezeigt werden, die einem ausgewählten Status entsprechen.
Die Deaktivierung des Filters erfolgt über den Kontextmenü - Eintrag "Filter->Aufheben".

Kontakteigenschaften

Die Eigenschaften von Kontakten können über den Menüpunkt "Kontakt.." geändert werden. Voraussetzung dafür ist, dass Sie selbst Besitzer der in der Auswahlspalte aktivierten Kontakte sind. Andernfalls werden Sie durch ein Meldungsfenster darauf hingewiesen, dass das Besitzrecht für die ausgewählten Personen nicht geändert werden kann.

Möchten Sie die Eigenschaften eines einzelnen Kontaktes ändern, deaktivieren Sie zunächst alle Auswahl- Kontrollfelder. Danach positionieren Sie den Mauszeiger über den gewünschten Datensatz und wählen den Menüeintrag "Kontakt.." des Kontextmenüs. Bei dieser Aktion wird das auf dem nächsten Bild gezeigte Detailfenster geöffnet.
Dort kann der Kontakt für die Bearbeitung durch weitere Mitarbeiter freigegeben werden. Über die Kontrollfelder "Kontakte" und "Verträge" bestimmen Sie selbst, ob sich die Freigabe nur auf die Personendaten oder auch die zugehörigen Verträge bezieht.

Detailfenster Besitz/ Freigabe des Kontaktes

Jeder Benutzer von SALIA^® kann den Kontakt an einen anderen Vermittler übertragen. Über die Schaltfläche "Betreuer ändern" aktivieren Sie die Werteliste zur Auswahl des gewünschten Mitarbeiters. Danach kann der neue Bearbeiter ausgewählt werden.  

Im unteren Bereich des Detailfensters bestimmen Sie, wie künftig die Abrechnungsstruktur am Vertrag gestaltet wird. Wählen Sie den Auswahlknopf "bisherigen VM ersetzen" (Standard), um dem neuen Besitzer auch den vollen Provisionssatz zu übertragen. Andernfalls wird die bisherige Abrechnungsstruktur um den neuen Vermittler erweitert.

Darüber hinaus bietet Ihnen SALIA^® die Möglichkeit an, mehrere Kontakte gleichzeitig an einen neuen Besitzer zu übertragen. Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn es zu Personalwechsel oder einer Umstrukturierung innerhalb der Agentur kommt.
Um den zuständigen Vermittler für mehrere Kontakte zu ändern, müssen alle betroffenen Personen im Feld "Auswahl" markiert sein. Dann erfolgt die Neuzuordnung wieder über den Kontextmenü - Eintrag "Kontakt..". In diesem Fall ist jedoch das Kontrollfeld zur Freigabe für andere Mitarbeiter deaktiviert.

Es ist zu beachten, dass die Kontakte nicht mehr für Sie zur Bearbeitung zur Verfügung stehen, die Sie einem anderen Vermittler zugewiesen haben. Die Ausnahme bilden dabei nur die Personen, die für alle Mitarbeiter der Agentur zur Bearbeitung freigegeben wurden.

doppelte Kontakte...

In der Personensuche über den Menüeintrag "Optionen/doppelte Kontakte..." fasst SALIA^® für Sie alle Personen in einer Tabelle zusammen, die das System als mehrfach erkennt.

Gruppen

Kontakte, die zueinander in Beziehung stehen (z.B. Mitarbeiter eines Unternehmens) können zu einer Gruppe zusammengefasst werden. Diese Gruppen und die zugehörigen Personen werden bei ihren Mitgliedern auf der Karteikarte Beziehungen des Startfensters aufgeführt.

Um eine neue Gruppe anzulegen, markieren Sie die zugehörigen Personen im entsprechenden Kontrollfeld der Ergebnistabelle. Dann rufen Sie über das Kontextmenü den Eintrag "zu Gruppe hinzufügen". SALIA^® öffnet nun das auf der folgenden Abbildung gezeigte Fenster "Gruppe anlegen/bearbeiten".
Einen neuen Kontakt können Sie per Doppelklick einer Gruppe hinzufügen.

In der Potentialsuche können dann Haushalte aus der Suche ausgeschlossen werden.

 Anlegen/ bearbeiten einer Gruppe

Hier haben Sie die Möglichkeit, jedem Gruppenmitglied einen Beziehungstyp zuzuordnen. In das kombinierte Eingabefeld (Textfeld/ Werteliste) für die Gruppenbezeichnung muss nun noch ein Name eingetragen werden. Dann kann die neue Gruppe gespeichert werden.

Darüber hinaus können auch weitere Personen zu einer bereits bestehenden Gruppe zugeordnet werden. Dazu wählen Sie die Schaltfläche „suchen“, um die Werteliste "Gruppenbezeichnung" zu füllen. Wählen Sie nun die gewünschte Gruppe aus, wird die ausgewählte Gruppe erweitert.