Versenden von E-Mails mit SALIA®

SALIA^® bietet mehrere Möglichkeiten, Informationen direkt aus dem System heraus per E-Mail an Ihre Geschäftspartner zu übermitteln.

1.  Per einfachem Mausklick auf eine E-Mail- Adresse
So wird z.B. auf der Karteikarte Kommunikation auf dem Startbildschirm oder in Auswahllisten verfahren.
Auf diesem Weg wird, sofern Sie E-Mail Vorlagen verwenden angeschalten haben, das Fenster E-Mail Vorlagen geöffnet, wo Sie sich eine vorher angelegte Vorlage aussuchen können.  Nach dem Bestätigen über den Button „E-Mail erstellen“ wird das Fenster Ihres Standard- E-Mail- Programms geöffnet und die Nachricht kann dort wie gewohnt bearbeitet und gesendet werden.

2.  Über das Suchfenster für Personen, woraus Serienmails oder einzelne E-Mails erzeugt bzw. gesendet werden können.

a.  Bei der Ausführung dieser Funktion über das Kontextmenü Serien-Mail – Erstellen wird das Detailfenster für Textbausteine geöffnet. Hier wählen Sie den gewünschten Textbausteinen aus und ergänzen ihn um die aktuell benötigten Daten. Entspricht der Inhalt der E-Mail Ihren Vorstellungen, wird die Serienmail über die Schaltfläche "erstellen" generiert und sofort an die ausgewählten Geschäftspartner gesendet.

b.  Bei der Ausführung dieser Funktion über das Kontextmenü Serien-Mail – Mailvorlage wird das Serien -Mail Fenster zur Auswahl einer Vorlage geöffnet. Dies ist die empfohlene Vorgehensweise.

c.  Bei der Ausführung dieser Funktion über das Kontextmenü Serien-Mail – Empfänger in Zwischenablage kopieren erstellen Sie eine Liste der ausgewählten E-Mailadressen. Diese kann per rechter Maustaste – Einfügen in das BCC Feld Ihres E-Mail Programms übernommen werden.

d.  Bei der Ausführung dieser Funktion über das Kontextmenü Serien-Mail – Mailvorlage inkl. Erstelltes Dokument kann eine Dokumentenvorlage ausgewählt werden, die dann mit der Mail versandt wird. Achtung: Sofern der automatische E-Mailversand in Outlook aktiviert ist, werden die Mails nicht zur Bearbeitung geöffnet, sondern sofort verschickt!

3.   Beim Versand aus dem Karteireiter Dokumente kann das Kontextmenü – Dokument als E-Mail versenden oder die Schaltfläche "Mail an Betreuer" im linken Menü genutzt werden. Wenn Sie direkt über das Kontektmenü ausgewählte Dokumente versenden, dann werden diese automatisch an Ihre E-Mail angehangen, entweder direkt oder als lesegeschütztes PDF oder als passwortgeschützte ZIP-Datei.

Bei der Arbeit mit Mail-Vorlagen werden sowohl die Betreffzeile als auch ein kurzer Text automatisch generiert und in Ihr Standard-E-Mail-Programm übernommen.
Selbstverständlich haben Sie vor dem Versenden der E-Mail die Möglichkeit, sowohl den automatisch generierten Text in der Betreffzeile als auch den Inhalt der E-Mail manuell zu ändern oder zu ergänzen.

Entspricht die E-Mail Ihren Vorstellungen, kann sie über die Schaltfläche "Senden" abgeschickt werden.

Benutzen Sie kein Outlook oder möchten Sie eine E-Mail, die Sie außerhalb von SALIA^® erstellt haben, an Ihre Kunden versenden, haben Sie die Möglichkeit, eine Empfängerliste zu erzeugen. Dafür steht Ihnen der Kontextmenü - Eintrag "Serienmail - Empfänger in Zwischenablage kopieren" zur Verfügung. Die so erzeugte Empfängerliste können Sie dann in die Adresszeile Ihres E-Mail- Programms einfügen.